Når forskellige virksomheder outsourcer, forløber det aldrig helt ens. Men vores erfaring viser alligevel, at nogle faser går igen fra kunde til kunde.
Hvor lang tid det tager afhænger af, om det er outsourcing i fuld skala, eller om det er en mindre del af et forretningsområde, der outsources.
Den store model tager typisk to år fra de første samtaler til implementeringen. Og efter implementeringen kommer der typisk en tilpasningsperiode, som det ofte er tilfældet i store it– og procesrelaterede projekter.
De overordnede faser i en outsourcing-proces
- De første samtaler: Vi får indsigt i hinandens forretning og kan afklare muligheder og barrierer. Begge parter bør mærke efter, om kemien passer.
- Dannelse af team: Både I og vi danner et team, der ser på en mulig outsourcing. Resultatet vil typisk være et råt budget for overlevering, implementering og løbende drift samt viden om, hvorvidt der er potentiale for at arbejde videre med processen.
- Foranalysen: De kommende to til seks måneder gennemføres en foranalyse, hvor vi bliver mere specifikke på den del af forretningen, der skal outsources, og vi afdækker områder, der skal udvikles og justeres. Vi udarbejder en kontrakt – en såkaldt service leverance-aftale.
- Kravsfase: I kravsfasen skal I forholde jer mere præcist til, hvad det er, I gerne vil have administreret. Jo mere standard I vælger, jo billigere bliver det.
- Udviklingsfase: Her deltager I i styregrupper og arbejdsgrupper og kvalificerer og validerer løbende testresultater, så vi hele tiden sikrer, at vi er på rette vej.
- Implementering: Implementeringen går i gang. Arbejdspapiret er serviceleverance-aftalen, men vi har selvfølgelig løbende dialog.
- Go live: Ved go live er hovedproduktet i luften, og outsourcingen er en realitet. Derefter kan der være en periode, hvor vi justerer eventuelle fejl. I den første tid efter go live etablerer vi en task force, så vi sikrer, at de nye forretningsinitiativer bliver solidt indarbejdet, inden vi går over til normal drift.
- Drift: Så snart vi er i drift, tager Forcas driftsorganisation og driftssystem over. Der etableres statusmøder og kanaler til kontakt.
Læs også:
- 10 gode råd
- 10 svære spørgsmål
- Nøgleord i samarbejdet