Da Finanstilsynet i efteråret 2008 anmeldte ordinær inspektion hos alle pensionsvirksomhederne administreret af Forca, nedsatte Forca og kunderne en Task Force, der skulle sikre en god proces for at levere materialet til Finanstilsynet.
De enkelte kunder varetog kontakten til og drøftelserne med Finanstilsynet, men Forca deltog på et fællesmøde mellem kunderne og Finanstilsynet om forsikringsforretningen og medlemsservice. Her gav vi indsigt i de forretningsgange, som vi arbejder ud fra og er ansvarlig for.
Finanstilsynets gennemgang var et godt forløb, som viste, at der er styr på forretningsgangene. Samtidig blev vi bekræftet i, at modellen, hvor vi indledningsvis udarbejder statusskemaerne for kunderne, er god for begge parter og letter kundernes arbejde.
Omfattende statusskemaer
Finanstilsynet fører et risikobaseret tilsyn med fokus på de områder, hvor der er størst risiko for eller store konsekvenser af at overtræde den finansielle regulering. Det har medført en større pakke af statusskemaer med en lang række spørgsmål, som pensionsvirksomhederne skal svare på inden inspektionen. Forca er både ansvarlig for og udfører mange af de forretningsgange, som kunderne skal svare på i skemaerne. Derfor var det naturligt for Forca at indlede arbejdet med at levere indholdet til de relevante dele af skemaerne.
Statusskemaerne omfatter blandt andet spørgsmål om bestyrelsens og direktionens arbejde, forsikringsområdet, investeringsområdet, kapitalstruktur, it, revision, hvid-vask af penge og god skik.
Vi udfylder så mange punkter i skemaerne, som vi har oplysninger til i forhold til den administration, vi varetager for kunderne. Vi lægger vægt på at give så fyldestgørende svar som muligt, og inspektionen har givet os god indsigt i niveauet for at svare på spørgsmålene i skemaerne.
Dokumentation
Forca dokumenterer sine processer i tre niveauer:
- På det overordnede niveau beskriver Forca hovedtrækkene i forretningsgangene på de væsentlige aktivitetsområder samt fordelingen af roller og ansvar internt i Forca.
- I andet niveau har Forca udarbejdet arbejdsbeskrivelser eller rutinebeskrivelser, som i flere detaljer fastlægger, hvem i Forca der gør hvad. I de tilfælde, hvor det er relevant, får kunderne også arbejdsbeskrivelserne.
- Som det tredje niveau har Forca beskrevet de administrative forretningsregler – det vil sige de præcise regler og instrukser, som medarbejderne i Forca skal benytte til at løse opgaverne.