Behov for skift af hele udbetalingssystemet

Forca håndterede hele 2,34 mio. udbetalinger i 2022 på vegne af vores kunder. Rettidig og korrekt udbetaling af pensioner til vores kunders pensionsmedlemmer er selvsagt en af de vigtigste opgaver i Forca.

Behovet for at skifte til et nyt udbetalingssystem var drevet af flere faktorer, og arbejdet begyndte tilbage i 2019. For det første var vores udbetalingssystem ikke længere IT-understøttet efter 2021, og vi skulle flytte det gamle system over på en ny løsning. For det andet havde systemet unødigt mange procestrin, manuelle processer, der var personafhængige, og komplekse værktøjer. Og skulle der laves ændringer, krævede de involvering af mange forskellige kompetencer. Vi havde behov for at finde en ny metode til at få pensionsudbetalingerne systemunderstøttet. 

Vi ønskede en standardløsning, hvor vi selv har viden om systemet, det gør os i stand til selv at videreudvikle og tilpasse udbetalingsprocessen i de kommende forenklinger eller yderligere digitaliseringer, som vi har ambitioner om. Yderligere var det oplagt at reducere teknisk gæld i samme omlægning.

En løsning, der går på tværs af tre kunder og håndterer mange leverancer

I Forca bruger vi Edlund Livkerne, og efter en grundig analyse valgte vi at flytte til Edlunds udbetalingssystem, der er målrettet pensionsudbetaling og en anerkendt, robust løsning i en række selskaber.

Et pensionsudbetalingssystem er komplekst og skal håndtere mange forskellige transaktioner. Samtidig skulle vi implementere et system, der går på tværs af tre pensionskunder. Med udgangspunkt i agil metode og scrum havde vi et mål om at blive klogere hele vejen i projektet, og vi udbyggede derfor løbende vores leverancer.

Vi startede småt med basiskonfiguration af de mindst følsomme typer betalinger i 2020, lavede tests på en lille gruppe løbende ydelser inden vi i 2021-2022 tilføjede alle løbende ydelser og dernæst alle sumudbetalinger. Den sidste leverance i projektet skete i december 2022.

• Løsningen skal håndtere mere end 1.500.000 løbende ydelser per år. Løbende ydelser er de månedsvise udbetalinger af pensioner fra en række kilder.
• Løsningen skal også håndtere sumudbetalinger, der er udbetalinger ved for eksempel død eller invaliditet, fra flere kilder samt stats- og boafgifter
• Løsningen skal håndtere indberetning af positiv PAL ved ordningens ophør.

Nyt system med stor værdi for både medlemmerne og pensionsrådgiverne i Forca

Medlemsoplevelsen er forbedret på den måde, at medlemmerne nu selv kan foretage en række selvbetjeninger på kundernes hjemmesider; for eksempel ændre kontonummer for udbetalingen og ændre skatteoplysninger. Yderligere er kommunikation og advisering til modtageren af pensionen også forbedret.

For Forcas pensionsrådgivere er det blevet muligt at ændre kontonummer for udbetalingen, og der er revisionsspor og godkendelse i system, hvis der udbetales til en anden konto end Nemkonto.

Samtidig har vi høstet værdien af en række automatiseringer og fået simplificeret og gennemført mange interne procesforbedringer undervejs i projektet. Alt i alt har Forca fået frigjort ressourcer fra nogle manuelle opgaver til mere værdiskabende opgaver. Det samlede tidsforbrug for håndtering af pensioner er sænket, og samtidig giver reduktionen af manuelle processer pensionsudbetalinger en lav fejlrate.

Fremtidssikret løsning og driftsbesparelser for kunderne

Det nye udbetalingssystem er implementeret for Lærernes Pension, PKA og Pædagogernes Pension. De får den samme løsning, der er skræddersyet til deres behov og individualiseret i relation til deres hjemmeside. For Forcas kunder er der yderligere en omkostningsbesparelse på deres drift i forbindelse med administration af udbetalingerne.

Løsningen er fremtidssikret, da Edlund står for den lovpligtig udvikling og vedligeholdelse, når der sker lovmæssige ændringer som for eksempel en skattereform. Det nye system levner også plads til, at vores kunder kan vokse, da vi med det nye udbetalingssystem har vi fået en skalérbar løsning, hvor vi løbende kan tage større udbetalinger ind, hvis for eksempel en af vores kunder får flere medlemmer.

Det er en standardløsning, der muliggør, at den fremadrettede vedligeholdelse af udbetalingskomponenterne er på en platform, hvor Forcas agile teams har kompetencerne til at videreudvikle løsningen i takt med kundernes ambitioner.